电子表格怎么排序 ？排序技巧全学会，天天加班不觉累

上面这个图中的A列，就是咱们经常看到的序号形式之一。

有朋友会说，这很简单啊，就是一些数字的罗列而已。

但在实际工作当中，远不止数字罗列这么简单。咱们经常会遇到不同样式的序号排列要求，比如说：按部门填写序号、筛选后填写序号、不连续的数据填写序号等等。

1、生成常规序号

一般咱们填写序号，只要在第一个单元格内输入数字1，然后按住单元格右下角的填充柄向下拖动，然后在【自动填充选项】选择【序列填充】就可以了：

如果相邻列已经输入了内容，可以分别输入1、2，然后选中两个单元格，双击单元格右下角的填充柄，就可以快速完成序号的填充。但是如果相邻列的单元格内容不连续，序号只能填充到最近一个空单元格以上的位置。

如果相邻列没有输入内容，而我们需要生成的序号又非常多，是不是就要一拖到底了呢？

当然不是的。

假如说要在A列生成1至10000的连续序号，可以在A1单元格输入数字1，然后依次单击【开始】，【填充】，在下拉列表中选择【系列】，在【序列】对话框中，终止值输入10000，单击【确定】，就可以快速的生成1至10000的连续序号了。

2、按部门添加序号

在日常工作中，有时咱们需要按部门填写序号。

以下图为例，要求按部门单独填写序号，不同部门都要从1开始编号，按顺序递增。

怎么快速生成这样的序号呢？在A2单元格输入以下公式，向下复制：

=COUNTIF(B$2:B2,B2)

COUNTIF函数对区域中满足单个指定条件的单元格进行计数。

第一参数B$2:B2中的B$2是行绝对引用，在公式向下复制时，就会变成：

COUNTIF(B$2:B3,B3)

COUNTIF(B$2:B4,B4)

COUNTIF(B$2:B5,B5)……

这样的不断扩大的区域引用。

公式的意思是：计算自B2单元格开始，至公式所在行的B列这个区域内，有多少个与同一行中B列值相同的单元格。

3、筛选后保持连续的序号

除了上面这种情况，我们还会遇到一些需要筛选后打印的数据表，如果按常规方法输入序号后，一旦数据经过筛选，序号就会发生错乱。

如何处理才能使序号在筛选后也能保持连续呢？

A2单元格输入以下公式向下复制：

=SUBTOTAL(3,B$1:B2)-1

这时候再对B列的部门进行筛选，序号就始终保持连续了。

SUBTOTAL函数只统计可见单元格的内容，通过给定不同的第一参数，可以完成计数、求和、平均值、乘积等等多种汇总方式。

在本例中，第一参数是3，就是告诉SUBTOTAL函数要执行的汇总方式是COUNTA。

COUNTA函数用于计算区域中非空单元格的个数。

SUBTOTAL(3,区域)就是计算区域中可见非空单元格的个数。

第二参数B$1:B2的B$1使用了行绝对引用，当公式向下复制时会变成

B$1:B3、B$1:B4、B$1:B5……

也就是引用自B1单元格自公式所在行的B列，这样一个逐行递增的引用区域，来判断可见非空单元格的个数。

注意这里有一个问题，A2单元格的公式如果使用下面这个公式：

=SUBTOTAL(3,B$2:B2)

在筛选时虽然序号没有问题了，但是筛选的结果有可能会出现错误。

如果工作表中使用了SUBTOTAL函数，Excel会默认把最后一行作为汇总行，所以会始终显示。

我们只要记得在处理序号时，需要将SUBTOTAL函数的第二参数引用起始位置写成公式所在行的上一行，再将结果减1就可以了。

4、生成间断的序号

在下示的数据表中，会不规律的出现一些空行，要求我们在生成序号的时候自小到大排列，但是空行不显示内容。

A2单元格输入以下公式，向下复制：

=IF(B2=””,””,MAX(A$1:A1)+1)

先判断B2是否为空值，如果B2是空值则返回空，否则计算自A1单元格开始至当前单元格上一行的最大值。

5、合并单元格添加序号

如下图所示，要根据B列的部门添加序号。

同时选中A2:A13单元格区域，编辑栏输入公式，按Ctrl+回车：

=COUNTA(B$2:B2)

COUNTA 的作用是统计不为空的单元格个数，Ctrl+回车的作用则是多单元格同时输入，由于合并单元格不能拖动填充公式，所以要先选中整个合并单元格的区域再进行操作。